Regulamin aplikacji BCR Bilans

1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji BCR Bilans (dalej: Aplikacja), udostępnianej w usłudze Microsoft Teams przez BCR Group Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, KRS 0001187674, NIP 9462756777 (dalej: BCR Group).
2. Aplikacja jest narzędziem wspierającym wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych zawartej między BCR Group a klientem (dalej: Klient). Korzystanie z Aplikacji nie jest odrębną usługą i nie podlega odrębnej opłacie, chyba że umowa z Klientem stanowi inaczej.
3. Użytkownikiem Aplikacji może być wyłącznie osoba upoważniona przez Klienta, której BCR Group nadało konto dostępowe, oraz pracownicy BCR Group.
4. W razie sprzeczności między Regulaminem a umową o świadczenie usług księgowych pierwszeństwo ma umowa.

2. Funkcje Aplikacji

1. Pobieranie faktur zakupu i sprzedaży Klienta z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na podstawie uprawnienia nadanego przez Klienta.
2. Odczyt dokumentów przekazanych przez Klienta w postaci skanów lub zdjęć.
3. Pobieranie sald i historii transakcji z rachunków bankowych Klienta za jego zgodą (pkt 4).
4. Dopasowywanie przelewów do faktur, prezentacja należności i zobowiązań, lista kontrahentów z wynikiem weryfikacji w rejestrach publicznych.
5. Przygotowanie plików przelewów do wgrania przez Klienta w jego bankowości elektronicznej. Aplikacja nie zleca, nie autoryzuje i nie wykonuje żadnych płatności.
6. Komunikacja między Klientem a księgowym BCR Group w sprawach dokumentów (pytania, wyjaśnienia, powiadomienia).

3. Konto i dostęp

1. Konto użytkownika jest kontem w środowisku Microsoft 365 BCR Group, przypisanym do Klienta. Logowanie wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego.
2. Użytkownik zobowiązuje się nie udostępniać danych logowania innym osobom i niezwłocznie zgłaszać BCR Group podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
3. Klient odpowiada za działania osób, którym zapewnił dostęp do Aplikacji, i zobowiązany jest poinformować BCR Group o konieczności odebrania dostępu (np. w razie zakończenia współpracy z daną osobą).
4. Użytkownik widzi wyłącznie dane Klienta, do którego jest przypisany.

4. Dostęp do rachunków bankowych

1. Dostęp do informacji o rachunku jest realizowany przez Enable Banking Oy, licencjonowanego dostawcę usługi dostępu do informacji o rachunku (AISP) w rozumieniu dyrektywy PSD2, z którym BCR Group ma zawartą umowę.
2. Zgodę na dostęp udziela osoba uprawniona do rachunku Klienta w interfejsie banku, z użyciem silnego uwierzytelnienia. Zgoda obejmuje wyłącznie odczyt sald i transakcji; nie obejmuje zlecania płatności.
3. Dostęp pozostaje aktywny do czasu jego cofnięcia lub do upływu terminu wskazanego przez bank. Przepisy wymagają ponowienia silnego uwierzytelnienia co najmniej co 180 dni; bank może wymagać go częściej. Aplikacja informuje o zbliżającym się terminie; brak ponowienia zatrzymuje pobieranie danych.
4. Klient może cofnąć dostęp w każdej chwili w Aplikacji, w swoim banku lub pisemnie wobec BCR Group.
5. Dane są pobierane automatycznie do czterech razy na dobę oraz na żądanie użytkownika.

5. Pliki przelewów

1. Aplikacja przygotowuje plik przelewów na podstawie zobowiązań widocznych w Aplikacji i sprawdza rachunki odbiorców w Wykazie podatników VAT.
2. Przed zatwierdzeniem przelewów w swoim banku Klient sprawdza odbiorcę, numer rachunku, kwotę i tytuł każdego przelewu. Zatwierdzenie w banku jest wyłączną decyzją Klienta.
3. BCR Group nie odpowiada za przelewy zatwierdzone przez Klienta na podstawie pliku, w którym dane zostały zmienione po jego wygenerowaniu, ani za przelewy na rachunek wskazany przez Klienta wbrew ostrzeżeniu Aplikacji.

6. Korzystanie ze sztucznej inteligencji

1. Odczyt skanów, dopasowania przelewów i propozycje księgowań są przygotowywane z użyciem modeli językowych.
2. Każda propozycja wygenerowana automatycznie podlega weryfikacji księgowego BCR Group przed ujęciem w księgach. Odpowiedzialność za prawidłowość ksiąg ponosi BCR Group na zasadach określonych w umowie o świadczenie usług księgowych.
3. Dane prezentowane Klientowi w Aplikacji (salda, należności, zobowiązania, statusy) mają charakter informacyjny i nie zastępują sprawozdań ani deklaracji sporządzanych przez BCR Group.

7. Obowiązki Klienta

1. Przekazywanie dokumentów kompletnych i czytelnych, w terminach wynikających z umowy.
2. Udzielenie i utrzymywanie uprawnień w KSeF oraz zgód bankowych niezbędnych do działania Aplikacji, jeżeli Klient korzysta z tych funkcji.
3. Odpowiadanie na pytania księgowego kierowane przez Aplikację w rozsądnym terminie.
4. Niewprowadzanie do Aplikacji treści niezgodnych z prawem oraz dokumentów niedotyczących działalności Klienta.

8. Dostępność

1. BCR Group dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna w sposób ciągły, zastrzegając przerwy techniczne, o których w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem.
2. Aplikacja zależy od usług podmiotów trzecich (Microsoft, KSeF, banki, Enable Banking). BCR Group nie odpowiada za ich niedostępność.
3. W razie niedostępności Aplikacji lub usług Microsoft Klient może przekazywać dokumenty i informacje pocztą elektroniczną na adres wskazany w umowie, a w razie potrzeby pocztą tradycyjną lub osobiście w biurze BCR Group. Terminy umowne liczy się od otrzymania dokumentu dowolnym z tych kanałów.

9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji można zgłaszać na adres info@bcr-group.pl lub pisemnie na adres siedziby BCR Group, podając Klienta, opis problemu, datę zdarzenia i, jeśli to możliwe, zrzut ekranu.
2. BCR Group odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli wyjaśnienie wymaga udziału podmiotu trzeciego (bank, Microsoft, Enable Banking), BCR Group informuje o tym i podaje przewidywany termin.
3. Reklamacje dotyczące usług księgowych rozpatruje się na zasadach określonych w umowie.

10. Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność BCR Group za usługi księgowe regulują umowa z Klientem i przepisy prawa. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności BCR Group za szkodę wyrządzoną umyślnie ani za własne błędy BCR Group w prowadzeniu ksiąg.
2. BCR Group nie odpowiada za skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim przez użytkownika, za decyzje Klienta podjęte na podstawie danych informacyjnych z Aplikacji bez konsultacji z księgowym ani za przelewy zatwierdzone przez Klienta w banku (pkt 5).
3. Klient odpowiada za treść i autentyczność przekazanych dokumentów.

11. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym role BCR Group jako podmiotu przetwarzającego i administratora, określa Polityka prywatności Aplikacji BCR Bilans dostępna pod adresem bcr-group.pl/bilans/polityka-prywatnosci oraz umowa powierzenia przetwarzania zawarta z Klientem.

12. Zakończenie korzystania

1. Dostęp do Aplikacji wygasa z chwilą rozwiązania umowy o świadczenie usług księgowych. W terminie 30 dni od rozwiązania umowy BCR Group przekazuje Klientowi jego dokumenty i zestawienia w formatach PDF, XML i CSV lub w formacie uzgodnionym.
2. Przez 14 dni od rozwiązania umowy Klient zachowuje dostęp do Aplikacji w trybie tylko do odczytu w celu pobrania danych, chyba że bezpieczeństwo wymaga natychmiastowego zablokowania; wówczas dane są przekazywane innym kanałem.
3. BCR Group może zablokować dostęp użytkownika w razie naruszenia Regulaminu lub zagrożenia bezpieczeństwa, informując o tym Klienta i podając przyczynę.

13. Zmiany Regulaminu

1. BCR Group może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa, zmiany funkcji Aplikacji, zmiany dostawców usług, względów bezpieczeństwa lub konieczności usunięcia niejasności.
2. O zmianie BCR Group informuje w Aplikacji i na tej stronie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, wskazując zakres zmian.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z korzystania z Aplikacji przed ich wejściem w życie, informując o tym BCR Group; nie wpływa to na umowę o świadczenie usług księgowych, a dokumenty są wówczas wymieniane kanałami z pkt 8 ust. 3.

14. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Regulamin jest dostępny w języku polskim i angielskim. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
3. Kontakt: BCR Group Sp. z o.o., ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, info@bcr-group.pl, tel. +48 459 567 480.