KSeF od 1 lutego 2026 — ostatnie 30 dni wdrożenia
- #KSeF
- #e-faktura
- #wdrożenie
Co MUSI działać 1 lutego
- Brama wystawiająca faktury w formacie FA(2).
- Token / certyfikat uwierzytelniający spółkę w KSeF (nadany przez naczelnika US).
- Polityka uprawnień — kto wystawia, kto akceptuje, kto czyta.
- Procedura awaryjna — co robisz, gdy KSeF padnie (a padnie).
Co możesz dopiąć w pierwszym kwartale
- Faktury korygujące (ich obsługa w KSeF jest skomplikowana).
- Integrację z ERP (jeśli wystawiasz przez bramkę zewnętrzną).
- Szkolenie zespołu sprzedaży (handlowcy często nie wiedzą, że klient nie dostanie już PDF).
Częste pomyłki ostatnich dni
1. Brak rejestracji urzędników skarbowych. Spółka jest zarejestrowana w KSeF, ale poszczególne osoby — nie. Faktury nie wychodzą.
2. Złe NIP-y kontrahentów w bazie. KSeF odrzuca, jeśli NIP się nie zgadza ze statusem VAT. Trzeba odświeżyć bazę przed wdrożeniem.
3. Nieprawidłowe konwersje walut. KSeF wymaga PLN. Faktury w EUR/USD muszą mieć kurs NBP z poprzedniego dnia roboczego — automaty czasem biorą zły kurs.
4. Brak akceptacji na fakturze. W FA(2) jest pole na akceptację odbiorcy — niektóre branże o tym nie wiedzą.
Czego nie zrobi KSeF
- Nie zastąpi systemu obiegu wewnętrznego (workflow akceptacji).
- Nie wystawi faktury proforma (te zostają poza systemem).
- Nie zaksięguje faktur — trzeba mieć integrację z systemem księgowym.
Plan na ostatnie 30 dni
Tydzień 1: test wystawiania pełnej serii faktur (różne typy, różni kontrahenci). Tydzień 2: szkolenie handlowców i osób fakturujących. Tydzień 3: komunikat do klientów (najczęściej zapominane). Tydzień 4: rezerwa na nieprzewidziane problemy.
Pomagamy w wdrożeniach KSeF od audytu do pierwszej faktury. Jeśli czujesz, że nie zdążysz — daj znać, mamy zespół, który wszedł w to już z 30+ klientami.